مهام وحدة المخزن
تُعنى وحدة المخزن بإدارة المواد والمستلزمات الخاصة بالكلية وتنظيم عمليات الاستلام والخزن والتجهيز بما يضمن المحافظة على ممتلكات الكلية وحسن استخدامها. ومن أبرز مهامها ما يأتي:
-
استلام المواد والمستلزمات
استلام المواد والأجهزة والقرطاسية المجهزة للكلية والتأكد من مطابقتها للمواصفات والكميات المثبتة في مستندات الاستلام. -
خزن المواد وتنظيمها
حفظ المواد في المخازن بصورة منظمة وآمنة وفق الأساليب المعتمدة بما يضمن الحفاظ عليها من التلف أو الضياع. -
تجهيز الأقسام والوحدات بالمواد
تجهيز الأقسام العلمية والوحدات الإدارية بالمواد والقرطاسية والمستلزمات الأخرى وفق الطلبات الرسمية. -
تسجيل المواد في السجلات المخزنية
توثيق جميع عمليات الإدخال والإخراج في السجلات أو الأنظمة المخزنية المعتمدة لضمان دقة المعلومات. -
إجراء الجرد الدوري
إجراء جرد دوري للموجودات المخزنية ومطابقتها مع السجلات الرسمية وإعداد تقارير بذلك. -
متابعة المخزون
مراقبة مستويات المخزون وإبلاغ الجهات المختصة عند قرب نفاد المواد ليتسنى توفيرها في الوقت المناسب. -
المحافظة على الموجودات المخزنية
اتخاذ الإجراءات اللازمة للحفاظ على المواد من التلف أو الضرر وضمان خزنها في ظروف مناسبة. -
تنظيم مستندات الصرف والاستلام
إعداد وحفظ مستندات الصرف والاستلام الخاصة بالمواد المخزنية وفق التعليمات الإدارية والمالية المعتمدة. -
التنسيق مع الشعبة المالية والإدارية
التنسيق مع الجهات ذات العلاقة فيما يخص تجهيز المواد وإجراءات الشراء والصرف. -
تنظيم المخزن ومتابعة السلامة
المحافظة على نظافة وتنظيم المخزن وتطبيق إجراءات السلامة للحفاظ على المواد والعاملين.